Modèle gratuit à imprimer

Avez-vous tout cadré avant le premier cours d'un nouvel élève de musique ?

Cette checklist s'adresse aux professeurs de musique indépendants et aux petites écoles qui accueillent de nouveaux élèves en cours d'année ou à la rentrée. La plupart des impayés et des malentendus sur les absences naissent d'un flou au moment de l'inscription, comme nous le rappelons dans notre article sur la gestion des paiements et des impayés. Elle vous aide à poser le cadre une bonne fois, puis à vérifier en fin de premier mois que les cours donnés et les règlements reçus concordent. Elle se complète avec le modèle de fiche d'inscription proposé sur ce site, à faire signer aux familles.

Toutes les ressources

Checklist d'accueil d'un nouvel élève

Date : ______________ Réalisé par : ____________________

Avant le premier cours : ce qu'il faut savoir de l'élève

Noter le nom de l'élève, son âge et, s'il est mineur, le nom du parent responsable
Relever un téléphone et une adresse électronique joignables pour les rappels
Demander l'instrument, l'expérience passée et les éventuels cours suivis ailleurs
Comprendre l'objectif de l'élève : plaisir, examen, audition, reprise après une pause
Vérifier qu'il dispose d'un instrument accordé ou en état pour travailler à la maison
Noter comment la famille vous a connu, pour savoir plus tard quels canaux fonctionnent
Fixer un cours d'essai avec un objectif précis à atteindre pendant la séance

Le cadre financier écrit dès l'inscription

Choisir la formule proposée : forfait mensuel, forfait trimestriel ou cours à l'unité
Écrire noir sur blanc le prix du cours, sa durée et le nombre de séances incluses dans un forfait
Indiquer la date d'échéance de chaque règlement et les modes de paiement acceptés
Préciser si le forfait se règle en une fois ou en plusieurs fois, et à quelles dates
Lister les semaines sans cours, notamment les vacances scolaires, pour éviter toute discussion
Faire signer les conditions et en remettre un exemplaire à la famille
Créer la ligne de paiement de l'élève dans votre tableur ou votre outil de suivi

La règle d'absences annoncée avant le premier cours

Fixer un délai de prévenance unique, le même pour tous les élèves
Dire clairement si un cours annulé hors délai est dû, reporté ou perdu
Prévoir un nombre maximal de reports par période de forfait
Indiquer le moyen de prévenir en cas d'absence : message écrit de préférence
Expliquer ce qui se passe quand c'est vous qui annulez ou déplacez un cours
Vérifier que la famille a lu et compris cette règle avant la première séance

La fiche de suivi ouverte dès la première séance

Créer une fiche au nom de l'élève avec son instrument, son niveau et ses objectifs
Noter à chaud, juste après le cours d'essai, ce qui a été travaillé et ce qui bloque
Fixer un premier objectif à court terme, atteignable en quelques semaines
Retenir un morceau ou un exercice de départ adapté au niveau constaté
Décider avec la famille de la fréquence et du contenu des retours entre deux cours
Programmer un premier point de bilan à la fin du premier mois ou du premier trimestre

En fin de premier mois : cours et paiements rapprochés

Compter les cours réellement donnés à l'élève depuis son inscription
Comparer ce nombre aux cours prévus par la formule choisie
Vérifier que le règlement du premier forfait ou des premiers cours est bien encaissé
Noter chaque absence et chaque report dans la fiche de l'élève, avec sa date
Relancer simplement et sans attendre si un règlement dépasse son échéance
Confirmer par un court message chaque paiement reçu
Demander à la famille si le créneau et le format conviennent avant de reconduire

Comment utiliser ce modèle

À imprimer une fois par nouvel élève, à parcourir entre la première demande et la fin du premier mois de cours.
Rempli par le professeur ; les sections sur le cadre financier et les absences se relisent avec la famille.
À conserver avec la fiche d'inscription signée, dans le dossier de l'élève, puis à reprendre à chaque rentrée pour les élèves reconduits.
Un point non coché n'empêche pas de commencer les cours, il signale ce qu'il reste à clarifier avant la première échéance de paiement.

Questions sur ce modèle

Cette checklist est-elle utile pour un élève adulte ?

Oui, seules quelques lignes changent : le parent responsable disparaît et l'élève signe lui-même les conditions. Le reste reste identique, en particulier le cadre financier et la règle d'absences, qui posent autant de questions avec un adulte qu'avec un enfant.

Faut-il vraiment faire signer des conditions pour quelques cours ?

Un écrit court, même d'une page, évite l'essentiel des malentendus sur les prix, les échéances et les cours manqués. Il ne s'agit pas d'un contrat compliqué mais d'un rappel de ce qui a été convenu, que chacun garde sous la main.

Que faire si le premier mois révèle un écart entre cours donnés et cours payés ?

Reprenez la fiche de l'élève, qui date chaque cours, chaque absence et chaque report, puis exposez calmement l'écart à la famille. Plus la vérification est faite tôt, plus elle se règle simplement, sans avoir à reconstituer de mémoire des semaines entières.

Comment tenir ce suivi quand on a beaucoup d'élèves ?

Le papier convient pour quelques élèves ; au-delà, un tableur ou un outil dédié comme MusiqueEleve regroupe la fiche, les cours réalisés et les paiements au même endroit. L'important est de garder la même routine pour chaque élève, quel que soit le support.